Fiche de poste : Stagiaire événementiel

Le/la Stagiaire événementiel(le), sous la supervision du Conseiller de Coopération et d’Action culturelle (COCAC), intègrera l’équipe du Service de Coopération et d’Action culturelle (SCAC) basée à l’Ambassade de France à Kampala. Il/elle sera chargé(e) de la préparation, la coordination et la mise en place des événements de célébration ou de commémorations programmés par le SCAC.

Le/la Stagiaire est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du COCAC et sous l’autorité fonctionnelle des Attachées de Coopération (AC) humanitaire et linguistique. Il/elle est amené(e) à toujours consulter ses supérieurs hiérarchiques en cas de question ou de prise d’initiative.

ACTIVITES LIEES AU POSTE :

1/ Préparation des événements programmés

  • Mise en place et mise à jour du calendrier des événements impliquant le SCAC.
  • Sous le contrôle et la supervision de l’AC, définir les modalités de chaque événement.
  • Rédaction d’un descriptif et d’un plan d’action par événement qui sera actualisé.
  • Mise en relation avec les différents services de l’ambassade (en particulier la presse), les autres partenaires susceptible de co-organiser l’évènement.
  • Coordination et gestion des rapports avec les fournisseurs et les logisticiens,
  • Actualisation du carnet d’adresse pour les invités, aide à l’envoie et relances des invitations.

2/ Mise en place

  • Veille permanente sur les conditions et les circonstances de la disposition du/des lieux de l’événement.
  • Supervision de l’équipe technique en matière d’audiovisuel prévu pour chaque événement et de l’intendant de la résidence de France en Ouganda.
  • Présence et supervision de la disposition de matériels de l’événement au fur et à mesure de l’avancée des préparations.
  • Veille et supervision du bon déroulement de l’événement.
  • Veille sur la bonne clôture de chaque évènement.

3/ Suivi

  • Suivi avec les fournisseurs et l’agent comptable de l’ambassade pour le paiement des fournisseurs.
  • Suivi avec l’Attaché de presse pour la communication post-événementiel et la pérennisation médiatique de l’événement.
  • Avec la collaboration du service de presse, préparation des matériels écrits et audiovisuels pour la mise à jour du site internet et des réseaux sociaux de l’ambassade.
  • Maintien de contact avec les participants et les coorganisateurs dans le cadre de chaque événement.

COMPÉTENCES :

Les compétences suivantes sont nécessaires à la réussite de la mission :

  • Avoir un goût prononcé pour l’évènementiel,
  • Polyvalence,
  • Rigueur administrative,
  • Capacité à gérer des flux importants de dossiers et à les traiter dans les temps,
  • Capacité à tenir un suivi des activités et à rendre compte,
  • Capacité à s’exprimer en public et aisance relationnelle,
  • Capacité à travailler en équipe dans un environnement bilingue,
  • Flexibilité et très forte disponibilité (possibilité de travail pendant le week-end)
  • Mobilité et autonomie.

QUALIFICATIONS :

  • Licence ou master en Évènementiel, Marketing, Médias, Communication- Maitrise du français B2/C1 et de l’anglais B2 minimum, Diplôme d’une École de Commerce,
  • Maitrise du Pack Office, en particulier Excel.

DATE DE LA PRISE DE FONCTION :

  • Dès que possible, au plus tard le 1er février 2018.

Pour postuler, merci d’envoyer une lettre de motivation, un CV incluant 2 références professionnelles et/ou académiques à darius.tavassoli@diplomatie.gouv.fr avant le 20 janvier 2018.

Dernière modification : 10/01/2018

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